In dettaglio

Anagrafiche

Le procedure di GeminiXP gestiscono le informazioni memorizzate nelle anagrafiche e nelle numerose tabelle che costituiscono l'elemento base dell'intera struttura dei database per la memorizzazione dei dati e, quindi, dell'intero know-how aziendale. Le informazioni raccolte sono utilizzate da tutti i moduli di GeminiXP evitando duplicazioni e ridondanze di dati e permettendo la completa integrazione.

Analizzando l'anagrafica dei Clienti, ad esempio, ci accorgiamo che è possibile ricavare informazioni riguardanti:
  • i dati strettamente anagrafici
  • le banche utilizzate nelle transazioni
  • il tipo di pagamento
  • l'agente, area e tipo
  • lo spedizioniere
  • i destinatari della merce
  • il fido massimo concesso
  • il tipo di esenzione fiscale
  • il trasporto dei beni (causale trasporto, aspetto dei beni, spese imballo, mezzo utilizzato, ecc..)
Per ogni Cliente è possibile analizzare le schede contabili, le schede partite, la sua situazione magazzino, i listini prezzi associati, gli ordini effettuati, etc. In questo modo, l'anagrafica permette il monitoraggio di Clienti e Fornitori consentendo di valutare se continuare con le stesse strategie o modificare i rapporti con alcuni soggetti istituzionali.

Altre funzionalità sono fornite attraverso:
  • Gestione automatica della generazione sottoconto contabili
  • Memorizzazione indirizzi e-mail del Cliente/Fornitori con invio posta elettronica
  • Sezione Internet per un utilizzo immediato del sito web utile soprattutto nell'ambito di un commercio B2B
  • Analisi statistica immediata della situazione amministrativa
  • Fatturato, Venduto/Acquistato per prodotto.

Contabilità Generale

Il modulo contabilità generale ed iva permette di gestire la contabilità generale ed i vari adempimenti I.V.A . Un piano dei conti a tre livelli alfanumerico contenente tutti i sottoconti compresi quelli dei clienti e fornitori, dalla stessa anagrafica è possibile ottenere con immediatezza il saldo del conto attuale, o definitivi e poter stampare facilmente una scheda del conto o semplicemente visualizzarla o con il doppio clic del mouse sulla riga accedere direttamente alla registrazione selezionata Causali contabili definibili per facilitare l'inserimento dei dati, le quali forniscono uno schema rapido per eseguire velocemente le registrazioni più comuni o abituali, tali causali sono collegabili in cascate per poter eseguire registrazioni multiple. Nella causale si può decidere se aggiornare o meno gli scadenzario e la tipologia di registro. La configurazione di una tabella denominata Conti fissi permette di attivare determinati automatismi al momento delle registrazioni, ad esempio aggiornare l'archivio beni ammortizzabili piuttosto che l'archivio ritenute d'acconto. E' possibile gestire tutte le tipologie di registrazioni contabili in una finestra denominata Movimenti Primanota ed iva che raccoglie in un'unica interfaccia per l'inserimento dei dati contabili ed iva, grazie a menu e tasti di scelta rapida è possibile aprire ulteriori finestre dove inserire o modificare gli scadenzari, i modelli intrastat, collegarsi alla contabilità analitica o attivare controlli sui protocolli iva o lo scorporo dell'iva stessa. La funzione del menu Liquidazioni Iva permette il calcolo automatico della liquidazione mensile o trimestrale e annuali con la gestione dei crediti di esercizio o liquidazione precedente. Naturalmente sono presenti funzioni di stampa o visualizzazione di schede conto per periodo o causale, stampa registri iva, stampa libro giornale con possibilità di ristampa dei bollati. Gli incassi e pagamenti e relative partite sono gestite mediante gli scadenzari con registrazioni automatiche e gestione elenchi scadenze per data o tipo pagamento. Una gestione del Bilancio permette di stilare stampe di bilanci attuali, da data a data, e ristampe nel caso si siano eseguite le chiusure di fine esercizio E' possibile gestire e stampare il modello F24 con tutte le sue sezioni, e i modelli delle dichiarazioni d'intento, i modelli Intrastat con generazione automatica dei file di trasferimento elettronici.

Contabilità Analitica

Il modulo di contabilità analitica permette di eseguire un controllo di gestione dettagliato. Abitualmente si decide di eseguire un controllo approfondito dell'andamento aziendale in base a commesse di vendita, Reparti di produzione o centri di costo/ricavo. I costi possono essere diretti o indiretti e fissi o variabili, molti dati sono riconducibili ad informazioni presenti nella contabilità generale altri vengono determinati da ripartizioni di costo/ricavo dei vari centri, commesse o lotti di produzione. Gli elementi analizzati sono abitualmente la contabilità generale, la contabilità di magazzino, e la contabilità del personale per questa ragione automatismi permettono con il solo inserimento dei dati in contabilità generale o nei documenti di tenere sempre aggiornata anche la contabilità analitica ed eseguire successivamente una ripartizione, o un controllo più dettagliato dei costi aziendali Il modulo prevede l'inserimento di un Piano dei conti separato dalla contabilità generale, ma ad esso collegabile, tale piano dei conti possiede una struttura definibile dall'utente su quattro livelli. Causali configurabili permetto di creare preimpostazioni di registrazioni dove determinare eventuali centri di costo, sottoconti e se si tratta di registrazioni normali o provvisorie. Sono configurabili varie tipologie di Centri di costo associabili ad un reparto produttivo. Le informazioni vengono caricate in una finestra dove è possibile indicare, la tipologia del movimento, i riferimenti ad eventuali agganci a moduli di contabilità o documenti, il o i centri di costo, il sottoconto e se tale importo è un importo fisso o deve essere ripartito in percentuale per vari centri di costo. Naturalmente tutte le informazioni inserite sono stampabili o visualizzabili mediante schede per centro o sottoconto e da data a data o per causale d' inserimento; è stampabile un bilancio di analitica dove eseguire un corretto controllo di gestione tra i costi e ricavi.

Cespiti

Il modulo cespiti permette la gestione ed il calcolo degli ammortamenti, è un modulo integrabile al modulo contabilità e con l'inserimento dei conti nell'apposita finestra "conti fissi" è possibile rendere automatica l'inserimento dei dati nell'archivio al momento della registrazione contabile della fattura di acquisto. Tale modulo prevede il pre-caricamento dei gruppi di appartenenza dove determinare la tipologia del cespite e le percentuali di calcolo, comunque modificabili al momento dell'inserimento del cespite stesso. L'anagrafica del cespite prevede l'inserimento di tutti i dati necessari (fornitore, data fattura, costo storico, entrata in funzione ecc..) e delle percentuali per poi eseguire un calcolo ammortamenti automatico. Dalla finestra del calcolo ammortamenti è possibile eseguire stampe di simulazione per poter decidere se eseguire un ammortamento anticipato o decelerato o altre varianti. Una volta eseguito il salvataggio delle quote di ammortamento nell'anagrafica del cespite stesso è possibile effettuare automaticamente la registrazione nel modulo contabilità generale ed eseguire la stampa del registro beni ammortizzabili.

Ritenute Acconto

Il modulo per la gestione delle ritenute d'acconto è un modulo integrabile al modulo contabilità dove poter inserire i dati dei percepenti a cui viene pagata la ritenuta d'acconto ed a fine anno poter stampare e consegnare un prospetto riepilogativo delle ritenute versate con data di pagamento e codice tributo, inoltre permette la gestione dell'importo Inps da versare a carico dell'azienda e a carico del percepiente. Il modulo si integra perfettamente con la contabilità generale in quanto al momento del pagamento del fornitore/percepiente la procedura provvederà ad aggiornare l'archivio ritenute. La registrazione della fattura con ritenuta d'acconto nell'archivio ritenute permette di impostare un messaggio di avviso automatico della scadenza di pagamento della ritenuta al 16 del mese successivo, rendendo così l'informazione disponibile in una rubrica dove è possibile annotare ulteriori scadenze fiscali o appuntamenti. Sono disponibili la stampa o la visualizzazione dei dati delle schede per percepente e da data a data. Movimenti Bancari Il modulo conti correnti permette la registrazione degli assegni emessi, la rilevazione delle scritture di conto corrente e il trasferimento contabile di tutte le operazioni in contabilità generale Gli assegni emessi permettono di annotare tutte le informazioni inerenti l'assegno con indicazione dello stato emesso/incassato. Questo modulo permette di ottenere in tempo reale i saldi dei diversi conti correnti senza attendere il riscontro tramite estratto conto delle banche.

Gestione Documenti (ciclo attivo e passivo)

Una funzionale e multi-configurabile gestione documenti permette l' emissione di varie tipologie di documenti per la gestione del ciclo attivo e passivo dell'azienda:
  • Offerte
  • Ordini Clienti e Fornitori
  • DDT
  • Fatture Differite
  • Fatture Accompagnatorie
  • Fatture Proforma
  • Fatture Professionisti
  • Proposte Acquisto
  • Carichi Acquisto
  • Fatture Acquisto ecc ...
Personalizzabili in tutto il loro aspetto con loghi e grafica aziendale e che permettono di eseguire registrazioni di magazzino o contabili in maniera automatica e rapida. Tutti i documenti sono modificabili anche se stampati in definitivo in quanto la procedura provvede alla cancellazione e al ripristino al momento della ristampa del documento stesso. Nel modulo è integrata la gestione degli ordini clienti o fornitori , con funzionalità di scarico totale o parziale degli ordini ed una rapida emissione dei DDT, Carichi Acquisto o Fatture Accompagnatorie. La procedura di analisi documenti permette in ogni momento di avere una situazione completa e dettagliata dei documenti emessi al cliente/fornitore facilitando la ricerca e rintracciabilità delle informazioni La situazione ordini permette inoltre di consultare immediatamente il portafoglio ordini attivo e passivo con dettaglio di ogni prodotto e tutte le relative informazioni: quantità ordinata, consegnata, residua, inevasa, data di consegna etc La gestione del Packing List permette l'emissione delle etichette articoli e di sovracollo al momento della stampa del DDT stesso o in un momento successivo a seconda delle esigenze Il modulo documenti include anche la gestione della fatturazione differita e del portafoglio effetti che permette di generare automaticamente le fatture da DDT e di emettere automaticamente la distinta effetti da presentare in banca o creare il file da inviare a mezzo Home Banking, con considerevole risparmio di tempo e denaro.

Vendita al dettaglio

Questo modulo nasce per soddisfare l'esigenza di tutte le aziende che operano attraverso la vendita al dettaglio e che vogliono rendere maggiormente produttiva la propria attività. Attraverso la gestione anagrafiche è sempre possibile visualizzare i dati dei clienti che acquistano i prodotti e, quindi, applicare gli sconti che gli sono propri. Inoltre queste informazioni possono essere utilizzate per effettuare successive operazioni di marketing ed impostare le relative politiche di prezzo. Per questo motivo risultano utili le voci ABBUONO, DEBITO e INCASSATO che consentono di monitorare anche le modalità di pagamento dei clienti stessi. Attraverso l'integrazione con il modulo Contabilità e Documenti, diventa possibile gestire i prodotti di vendita, effettuare ordini ai fornitori e prenotazioni ai clienti, registrare fatture e ricevute fiscali. Attraverso l'integrazione con il Magazzino vengono segnalate le diminuzioni di merci al di sotto del livello di riordino in modo da garantire sempre la massima efficienza e orientare i responsabili e i dipendenti del negozio verso un approccio Customer Oriented. Il collegamento di GeminiXP con i registratori di cassa consente di registrare in automatico tutti i movimenti dei prodotti e di creare dei file log utili per l'analisi degli scontrini e le abitudini di acquisto dei consumatori. La versatilità di GeminiXP si manifesta, perciò, con funzionalità non solo rivolte al business to business ma anche al business to consumer. La sezione progressivi dettaglio permette la definizione dei documenti per la vendita al dettaglio

Magazzino

Una dettagliata anagrafica degli articoli permette un efficiente gestione del magazzino con raggruppamenti per varie tipologie degli articoli, aggiornamento automatico dei dati relativi alle movimentazioni subite per carichi/scarichi di acquisto/vendita o produzione. Delle causali di magazzino collegabili a cascata rendono le movimentazioni il più automatiche possibili con la semplice emissione dei documenti es. DDT, Fatture accompagnatorie ecc.. E' possibile visualizzare schede per articolo o per anagrafico ed eseguire un calcolo del valore di magazzino alla data o per causale di movimentazione. La gestione multiesercizio di GeminiXP non limita minimamente le movimentazioni di magazzino in quanto ad ogni apertura di esercizio un procedura permette la creazione automatica dell'inventario con relativa apertura e riporto di esistenze, ordinato cliente, ordinato fornitore ed impegnato. La Gestione del Magazzino è strutturata in modo tale da poter gestire agevolmente sia un magazzino fiscale che non fiscale. Per ogni prodotto è possibile definire una descrizione standard, una descrizione aggiuntiva e sino a 9 descrizioni in lingua. Possibilità di collegare infiniti codici a quello principale con indicazione di riferimento dei Clienti/Fornitori, codici che vengono riconosciuti in tutte le procedure di GeminiXP. La gestione del Magazzino può contenere fino a 99999 Magazzini/Depositi per ogni singolo articolo. E' possibile gestire listini personalizzati per Cliente/Fornitore in Euro ed in valuta, scontistiche per Categorie, Sottocategorie, Sottogruppi e su tutti gli articoli, Promozioni per quantità. Le Causali di magazzino sono definibili a piacimento dall'operatore che deciderà se il movimento dovrà interessare le quantità e/o il valore, scaricare e caricare automaticamente le distinte di base a qualunque livello, movimentare i depositi ect. Valorizzazione di magazzino alla data, progressiva per data e per causale con valori LIFO, Costo e Prezzo.

Altre caratteristiche:
  • Gestione variazione codici articoli (anche se già movimentati)
  • Gestione variazione listini con ricarico in aumento/diminuzione in percentuale o a valore.
  • Promozioni
  • Gestione dei Lotti
  • Generazione Automatica e Stampa codici a barre
  • Stampa Giornale di magazzino
  • Apertura automatica di magazzino
  • Inventario di Magazzino
  • Collegamento alla Distinta Base

Provvigioni Agenti

Un anagrafica agenti permette la gestione e configurazione delle condizioni associate ad ogni singolo agente attribuendogli una zona di pertinenza, la tipologia di calcolo delle provvigioni (Cliente, Articolo, Scaglione) e la tipologia di liquidazione delle provvigioni stesse .Possibilità di associare provvigioni per singolo cliente o per categoria di articoli E' possibile inoltre inserire la percentuale di un eventuale capo area e sub-agenti permettendo quindi un calcolo delle provvigioni con struttura piramidale e in cascata. Una procedura di calcolo aggiornata automaticamente dalla gestione documenti permette la visualizzazione delle provvigioni dovute con schema delle liquidazioni effettuate ed eventuale maturato.

Produzione

Per la gestione della produzione GeminiXP possiede tre livelli di gestione, un livello base con la realizzazione di distinte di base che permettono il carico dei prodotti finiti e lo scarico dei componenti mediante causali di magazzino collegate, un calcolo dei fabbisogni per l'approvvigionamento dei materiali necessari. Il modulo Distinta Base rappresenta un utile strumento per risolvere problematiche tipiche delle imprese di produzione semplice o assemblaggio. Un livello intermedio con la gestione delle Commesse a Buono di Prelievo che permette l'emissione di un documento per il prelievo dei materiali per la produzione con movimentazione dell'impegnato e scarico a chiusura commessa.Il livello avanzato gestisce cicli di produzione, fasi di lavorazione, prezziari terzisti, stato avanzamento commesse con la possibilità di gestire la fase di avanzamento automaticamente o manualmente in caso di gestione di lavorazioni c/terzi esterne. Le fasi di produzione possono essere interne o esterne, vengono infatti gestiti tutti i documenti di invio o rientro da fornitori e spedizione della merce. Trattandosi di un argomento vasto e settoriale vi preghiamo di contattarci per ulteriori delucidazioni in merito.

Quality Management System

è possibile definire utenti e configurare gli accessi. L'amministratore di sistema configura gli utenti definendo per ogni attività permessi e autorizzazioni, in questo modo ogni risorsa ha a disposizione i moduli ad esso necessari per lo svolgimento dei dovuti controlli.

Vengono a monte configurate le tabelle dove inserire:
  • l'elenco degli operatori
  • la tipologia di documenti da gestire
  • la tipologia di reclami che si desidera monitorare
  • gli uffici addetti
  • il personale dell'azienda
  • gli enti certificatori
  • gli strumenti utilizzati in azienda
  • la tipologia di strumenti per una loro classificazione
  • le motivazioni per le azioni di miglioramento
  • le cause di non conformità
  • le tipologie di qualifica dei fornitori
Oltre a raccogliere tutte le informazioni necessarie ad un accurato monitoraggio dell'operatività aziendale è nato come strumento di controllo pertanto mediante avvisi e allarmi segnala in tempo reale un eventuale superamento da parte dell'utente dei parametri previsti per il controllo qualità. Tali messaggi di allerta sono configurabili dall'amministratore di sistema che decide le tempistiche necessarie ad un corretto operare della risorsa addetta.

Oltre ad un controllo tempistico è possibile inserire degli allarmi su base monetaria per verificare un eventuale fornitore che a causa di non conformità o ritardi sia responsabile di eventuali aggravi economici per l'azienda stessa. Una barra degli strumenti comune a tutte le finestre coordina le funzionalità della procedura, mediante una help sensibile al contesto l'utente è in grado di operare velocemente in perfetta autonomia La Gestione dei Documenti permette il mantenimento dell'elenco dei documenti e delle loro caratteristiche, con l'inserimento di colui che ha operato l' emissione, la verifica, e l'approvazione. Storico delle revisioni con possibilità di allegare dei file di documenti. Ogni Verifica Ispettiva viene inserita con relativo Ente o processo sottoposta a verifica, data inizio operazione e data fine operazione, oltre naturalmente al nome dell'operatore. Previo caricamento dei reclami clienti, mediante una procedura automatica è possibile generare automaticamente una serie di rapporti di non conformità , in base a dei criteri definiti dall'utente. Una finestra ampiamente dettagliata permette il caricamento dei Rapporti di non conformità, dove viene inserito l'eventuale fornitore ed articolo con descrizione della non conformità, altre tre sezioni evidenziano l'operatore che si ritiene responsabile della rilevazione, i tempi di presa in consegna e naturalmente la chiusura per risoluzione del problema o eventuale altra attività svolta in merito. Gran parte dei rapporti di non conformità possono nascere da Reclami di clienti , che permettono il monitoraggio della soddisfazione del cliente o evidenziano problemi di varia natura su determinati prodotti. Tale funzione permette un controllo sull'attività commerciale dal punto di vista delle vendite, offerte o ordini con la conseguente gestione degli indicatori di "Customer Satisfaction". Il sistema qualità naturalmente nasce per operare un miglioramento nei flussi procedurali dell'azienda ed aumentare l'efficienza e l'efficacia degli strumenti impiegati. A tale scopo l'archivio delle Azioni di miglioramento tengono conto di tutto l'operato svolto dalle varie risorse addette, per ottenere un maggiore competitività e qualità dei prodotti aziendali.

Naturalmente un'anagrafica con l'elenco dei fornitori qualificati permette mediante automatismi e configurazioni di evidenziare i fornitori maggiormente responsabili di eventuali non conformità. E' possibile quindi monitorare accuratamente tutti i fornitori accreditati durante l'intero processo aziendale, con uno storico annuale che si riporta per eventuali statistiche o analisi. Tutti i dati inseriti confluisco in elenchi di facile consultazione dove vengono evidenziati i tempi di presa visione del problema, lo stato avanzamento alla risoluzione del problema ed il carico per ogni risorsa delle varie non conformità riscontrate. La procedura permette la classificazione degli strumenti impiegati, con loro dettagliata descrizione, raggruppamento per tipologia, ubicazione aziendale, ente di taratura, numero di certificato. Un accurato controllo prevede l'inserimento della data di verifica e la data di scadenza per la pianificazione dei dovuti controlli di efficienza. Tale procedura permette il mantenimento del parco strumentale con la pianificazione dei dovuti controlli e manutenzioni. è possibile inserire la scheda di ogni addetto con relativi dati anagrafici, mansioni svolte e curriculum. Ad ogni risorsa è possibile associare la tipologia di formazione eseguita ed ogni informazione necessaria per la pianificazione dell'addestramento del personale. Relative mansioni qualificano il personale all'interno dell'azienda stessa. Tutti i dati inseriti sono stampabili mediante report standard distribuiti con l'applicazione nati dall'esperienza degli utilizzatori e le necessità di controllo delle informazioni inserite. Creati con Crystal Report permettono ricerche avanzate ed esportazioni da anteprima in gestori di testo o fogli elettronici e PDF. Oltre all'estrazione mediante stampa è possibile estrapolare i dati contenuti per ulteriori manipolazioni su altre applicazioni come Microsoft Excel, Microsoft Access ecc..

Statistiche

Le Statistiche permettono di analizzare i dati contenuti nei database aziendali e di rielaborarli in formato grafico o tabellare "tridimensionale" tramite un apposito cubo dinamico (OLAP) Il modulo GeminiXP Statistiche è stato ideato in un ambiente in linea con u principi del pacchetto che permette di eseguire elaborazioni in modo rapide e facilmente accessibile a qualsiasi operatore. Le statistiche sono personalizzabili tramite drag-drop dei campi da includere e selezione delle informazioni per riga/colonna della tabella tridimensionale contenente i dati. E' possibile creare grafici, esportare dati in Microsoft Excel dove eseguire formule o analisi personalizzate sui dati elaborati.

Caratteristiche:
  • Analisi da contabilità, documenti o magazzino
  • Statistiche sul fatturato sia Clienti che Fornitori
  • Analisi e confronto di più esercizi
  • Filtri e selezione di dati personalizzabili
  • Zoom sulle visualizzazioni
  • Possibilità di scegliere il tipo di grafico tra una vasta gamma, sia a due che a tre dimensioni
  • Possibilità di stampare le statistiche ottenute, selezionando la parte di dati da stampare e in quale formato
  • Salvataggio delle statistiche create con possibilità di richiamarle e aggiornale con i dati in tempo reale
  • Guida in linea semplice e dettagliata

Area Interventi

Il modulo di gestione interventi permette la gestione di impianti, contratti e interventi per aziende che effettuano servizi di assistenza e manutenzione. Si tratta di un modulo perfettamente integrato con le altre applicazioni di GeminiXP. Per ogni tipo di macchina è possibile definirne il modello, il numero di matricola, la data di scadenza della garanzia, la durata, il tipo e il valore del contratto, l'ubicazione. La schermata dà anche utili indicazioni sugli interventi effettuati su un determinato impianto: la data dell'ultimo intervento, il tecnico chiamato ad operare e il guasto subito oltre a tutte informazioni che permettono di valutare lo stato della macchina e di adottare eventuali politiche di sconti nei confronti dei clienti. La sezione interventi permette anche di registrare il tipo di ricambio utilizzato, il prezzo praticato e gli sconti applicati. L'integrazione con il modulo magazzino consente di tenere sotto controllo i materiali necessari per le riparazioni, indicando ai responsabili l'opportunità di operare un riordino degli stessi qualora si siano ridotti oltre alla scorta minima o si avvicini un ricambio automatico delle macchine dovuta al normale deterioramento. La gestione anagrafica dei tecnici aiuta a delineare il costo al minuto di ogni risorsa e le spese di trasferta, facilitando la direzione nella scelta da effettuare per i vari interventi. La gestione delle fatture è attuata in modo esauriente e dettagliato, distinguendo tra contratti e interventi, con la possibilità di effettuare note di accredito, fatture accompagnatorie e fatture differite. Per favorire la più completa flessibilità, i contratti sono facilmente modificabili al fine di adeguarsi alle variazioni dei prezzi e alle esigenze di mercato.